Inleiding
Cutis et Capilli hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van haar klanten en bezoekers.
In dit privacybeleid wordt toegelicht welke persoonsgegevens Cutis et Capilli verwerkt, voor welke doeleinden deze worden gebruikt, op welke rechtsgrond dit gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Cutis et Capilli verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
1. Verantwoordelijke voor de verwerking
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Cutis et Capilli
Jozef Wauterslaan 33
2845 Niel
België
Telefoon: +32 484 40 89 88
E-mail: info@cutisetcapilli.be
info@cutisetcapilli.be is het officiële e-mailadres dat wordt gebruikt voor vragen, verzoeken en communicatie met betrekking tot persoonsgegevens en privacy.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de diensten die u gebruikt, kan Cutis et Capilli onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum.
Afspraken- en reserveringsgegevens, waaronder geboekte behandelingen, datum en tijdstip van afspraken, afspraakgeschiedenis, annuleringen, wijzigingen, no-shows en relevante communicatie met betrekking tot afspraken.
Administratieve en financiële gegevens, zoals betalingsstatus, factuurgegevens, transacties, voorschotten, aangekochte pakketten, cadeaubonnen en tegoeden.
Behandelgegevens, zoals uitgevoerde behandelingen, gebruikte producten of technieken, behandelinstellingen, behandelverloop, aanbevelingen, thuisverzorging en relevante opvolgingsinformatie.
Huid-, haar- en hoofdhuidgegevens die noodzakelijk zijn om een behandeling veilig en professioneel te kunnen beoordelen, uitvoeren en opvolgen.
Gezondheidsgegevens die relevant zijn voor de veiligheid of geschiktheid van een behandeling, waaronder bijvoorbeeld allergieën, overgevoeligheden, medicatiegebruik, zwangerschap of borstvoeding, relevante medische aandoeningen, implantaten, recente operaties, injectables, cosmetische of medische ingrepen en eerdere ongewenste reacties.
Voor- en nafoto’s of andere beelden wanneer deze noodzakelijk of relevant zijn voor analyse, documentatie of opvolging van een behandeling.
Wanneer de klant minderjarig is, kunnen tevens identificatie- en contactgegevens en eventuele toestemmingsgegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt.
Bij communicatie via onze website, e-mail, telefoon, WhatsApp of sociale media kunnen wij tevens de inhoud en gegevens van deze communicatie verwerken voor zover dit noodzakelijk is om uw vraag, reservatie of dossier te behandelen.
3. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
De meeste persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van u.
Dit kan onder andere gebeuren wanneer u een afspraak maakt, een intake- of toestemmingsformulier invult, een behandeling ondergaat, een product, pakket of cadeaubon aankoopt, contact met ons opneemt, zich inschrijft voor communicatie of een formulier op onze website invult.
In bepaalde gevallen kunnen wij gegevens via een derde ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer iemand voor u een cadeaubon aankoopt, een ouder of wettelijke vertegenwoordiger gegevens verstrekt voor een minderjarige klant of wanneer gegevens via een door ons gebruikt boekings- of betalingssysteem worden doorgegeven.
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die relevant zijn voor het betreffende doel.
4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Cutis et Capilli verwerkt persoonsgegevens onder meer voor het beheren, bevestigen en opvolgen van afspraken en reservaties; het uitvoeren en opvolgen van behandelingen; het beoordelen van behandelgeschiktheid en contra-indicaties; het opstellen en bijhouden van klant- en behandeldossiers; het verstrekken van voor- en nazorgadviezen; het verwerken van betalingen, voorschotten, pakketten en cadeaubonnen; administratie en facturatie; klantenservice en communicatie; de behandeling van vragen en klachten; het naleven van wettelijke verplichtingen; en het beschermen van de veiligheid, rechten en gerechtvaardigde belangen van Cutis et Capilli en haar klanten.
Voor marketingcommunicatie, nieuwsbrieven en promotionele berichten worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Wanneer deze verwerking op toestemming is gebaseerd, kan die toestemming op ieder moment worden ingetrokken.
5. Rechtsgronden voor de verwerking
Afhankelijk van het doel verwerkt Cutis et Capilli persoonsgegevens op één of meerdere van de volgende rechtsgronden:
Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is om een afspraak, aankoop, behandeling, pakket, cadeaubon of andere overeenkomst uit te voeren.
Wettelijke verplichting: wanneer Cutis et Capilli gegevens moet verwerken of bewaren om aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige of andere verplichtingen te voldoen.
Toestemming: wanneer de verwerking gebaseerd is op een vrijwillig gegeven toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie of gebruik van beeldmateriaal.
Gerechtvaardigd belang: wanneer verwerking noodzakelijk is voor een legitiem bedrijfsbelang van Cutis et Capilli, zoals beveiliging, fraudepreventie, bescherming of uitoefening van rechten, behandeling van geschillen of een veilige en efficiënte bedrijfsvoering, voor zover de rechten en belangen van de betrokkene niet zwaarder wegen.
6. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige informatie
Gezondheidsgegevens behoren tot een bijzondere categorie persoonsgegevens en worden door Cutis et Capilli uitsluitend verwerkt wanneer dit relevant en noodzakelijk is voor het beoordelen van de veiligheid, geschiktheid, uitvoering of opvolging van een behandeling en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
Waar voor deze verwerking uitdrukkelijke toestemming vereist is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.
Cutis et Capilli vraagt niet méér gezondheidsinformatie dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Wanneer noodzakelijke informatie niet wordt verstrekt, of wanneer een klant toestemming voor een noodzakelijke verwerking intrekt, kan Cutis et Capilli besluiten een behandeling niet uit te voeren of niet verder te zetten wanneer een veilige en professioneel verantwoorde behandeling daardoor niet kan worden gegarandeerd.
7. Foto’s en beeldmateriaal
Voor bepaalde behandelingen kunnen voor- en nafoto’s of andere beelden worden gemaakt om de beginsituatie, behandelvoortgang of het resultaat vast te leggen.
Dergelijke dossierbeelden worden uitsluitend gebruikt voor behandeling, documentatie en opvolging en worden niet automatisch gepubliceerd of gebruikt voor commerciële doeleinden.
Voor het gebruik van herkenbare foto’s of video’s op sociale media, de website, advertenties, opleidingen of andere externe communicatie wordt afzonderlijk toestemming gevraagd wanneer dit vereist is.
Toestemming voor commercieel of extern gebruik is vrijwillig. Het weigeren hiervan heeft geen invloed op de mogelijkheid om een behandeling te ontvangen.
Een eerder gegeven toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken via info@cutisetcapilli.be. Een intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van het gebruik dat vóór de intrekking plaatsvond.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Cutis et Capilli verkoopt geen persoonsgegevens.
Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, bedrijfsvoering of naleving van wettelijke verplichtingen.
Hierbij kan gebruik worden gemaakt van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, zoals leveranciers van boekingssoftware, websitehosting, IT- en clouddiensten, e-mail- en communicatiediensten, betalingsdiensten, boekhoudkundige of administratieve diensten en andere technische dienstverleners.
Deze partijen ontvangen uitsluitend persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun opdracht en moeten persoonsgegevens passend beschermen.
Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, advocaten of andere partijen wanneer Cutis et Capilli daartoe wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.
9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige externe dienstverleners of digitale platformen kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Cutis et Capilli ervoor dat dit uitsluitend gebeurt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en, waar vereist, op basis van een geldig doorgiftemechanisme en passende waarborgen.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Afspraken-, klant- en behandelgegevens worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor dienstverlening, behandelopvolging, klantenrelatie, veiligheid en de bescherming of uitoefening van rechten.
Gezondheidsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld en worden met verhoogde vertrouwelijkheid behandeld.
Boekhoudkundige, fiscale en facturatiegegevens worden bewaard gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.
Gegevens die uitsluitend voor een nieuwsbrief of andere communicatie op basis van toestemming worden gebruikt, worden in beginsel verwerkt totdat de toestemming wordt ingetrokken of de betrokkene zich uitschrijft, behoudens beperkte gegevens die noodzakelijk zijn om een uitschrijving of bezwaar te respecteren.
Beeldmateriaal dat op basis van toestemming extern wordt gebruikt, wordt niet opnieuw gebruikt nadat deze toestemming voor toekomstig gebruik is ingetrokken. Voor zover technisch en redelijkerwijs mogelijk wordt het materiaal verwijderd van kanalen die rechtstreeks door Cutis et Capilli worden beheerd, tenzij een andere geldige rechtsgrond verdere verwerking rechtvaardigt.
Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd, geanonimiseerd of op andere wijze buiten gebruik gesteld, behoudens wettelijke bewaarplichten.
11. Uw rechten
U heeft, voor zover de wettelijke voorwaarden daarvoor vervuld zijn, recht op inzage in uw persoonsgegevens, verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens, verwijdering van persoonsgegevens, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft u het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Voor directmarketingdoeleinden kunt u op ieder moment bezwaar maken of zich uitschrijven.
Deze rechten zijn niet absoluut. Cutis et Capilli kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer de wet dit toestaat of wanneer gegevens bijvoorbeeld nog noodzakelijk zijn voor een wettelijke bewaarplicht of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.
Een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens kan worden gericht aan:
Om uw persoonsgegevens te beschermen, kan Cutis et Capilli bij twijfel aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren voordat aan een verzoek gevolg wordt gegeven.
12. Verplichte en vrijwillige gegevens
Bepaalde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een afspraak, behandeling, aankoop of andere dienst correct uit te voeren.
Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan Cutis et Capilli mogelijk geen afspraak bevestigen, behandeling uitvoeren, aankoop verwerken of andere gevraagde dienst leveren.
Dit geldt in het bijzonder wanneer ontbrekende informatie gevolgen kan hebben voor de veiligheid of professionele geschiktheid van een behandeling.
13. Beveiliging en vertrouwelijkheid
Cutis et Capilli neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.
Toegang tot klant-, behandel- en gezondheidsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en dienstverleners voor wie toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
14. Website en cookies
Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, apparaatgegevens, browsertype en informatie over het gebruik van de website.
Noodzakelijke technische gegevens en cookies kunnen worden verwerkt om de website correct en veilig te laten functioneren.
Voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën waarvoor volgens de wet toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd.
Meer informatie over het gebruik van cookies kan worden opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid van Cutis et Capilli.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
Cutis et Capilli neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die voor klanten rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
16. Klachten over persoonsgegevens
Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u eerst contact op te nemen via:
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
Het indienen van een klacht bij Cutis et Capilli doet geen afbreuk aan uw recht om zich tot de Gegevensbeschermingsautoriteit of een bevoegde rechtbank te wenden.
17. Wijzigingen van dit privacybeleid
Cutis et Capilli kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen, wetgeving of wijze van gegevensverwerking verandert.
De meest recente versie wordt via de website beschikbaar gesteld.